في عصرنا الحالي تعد التكنولوجيا العنصر الأهم في جميع المجالات فهي ترفع من مستوى الأعمال وتسهم في تسهيلها وتنظيمها واتقانها، حتى في مجال الإدارة والمكاتب والمنشآت سهلت الأتمتة أغلب الاعمال وجعلتها سريعة وخفضت من الجهد ووفرت الوقت، وفي هذا المقال سنتحدث حول كل ما يخص الأتمتة ودورها في الأعمال المكتبية الحكومية أو الخاصة.
تعرّف الأتمتةAutomation بأنها نظام يعتمد على الآلات أي نظام عمل تلقائي يشرف على إنجاز المهام ومراقبتها وتسليم المنتجات والتحكم بما يخصها، والمميز هنا أن كل هذه الخدمات تحدث بدون الاستعانة بالجهود البشرية وهذا بشكل عام.
أما فيما يخص الأتمتة في المعامل فهنا يصبح اعتمادها على الروبوت أو الأجهزة الآلية في إنجاز الطلبيات المقررة وهذا يسرع من الإنتاج ويخفض الوقت اللازم فيستطيع المعمل إنتاج كميات أكبر، وهذا يشمل أيضاً العمل داخل المكاتب فيمكن توظيفها في فرز الطلبات أو المعاملات أو الحسابات، كمان يمكن تعيينها في الردود التلقائية وما إلى ذلك.
ولكن على الرغم من كل هذه المميزات لا يمكن الاستغناء عن البشر في إعادة البرمجة مثلاً أو تصحيح الأخطاء وهذا يندرج تحت مسمى الأتمتة أيضاً، فكل من يراقب الآلة أو يعيد برمجتها أو يدخل المعطيات اللازمة لعملها يدخل في نظام الأتمتة ويطلق عليه اسم أخصائي أتمتة. [1]
التنظيم شرط أساسي لنجاح الأعمال، وفي الأونة الأخيرة أصبح تطوير التقنيات الحديثة في هذا المجال هاجس علمي، وجاءت الأتمتة لتمثل تجليات هذا التطور في العديد من المجالات وأتاحت آفاقاً جديدة ودعمت الإنسان في كل خطوة وسهلت عليه الكثير من الأمور، وفي هذه الفقرة سنتحدث عن الفوائد التي جلبتها الأتمتة لكل مكتب أو معمل أو مجال دخلته: [2]
توفير الوقت: بدلاً من الساعات الطويلة التي يبذلها الموظف في البحث عن اسم ما أو عن رقم وما شابه تستغرق الحواسيب ثوان قليلة فتظهر النتيجة المرادة في وقت سريع وبنتيجة مبهرة.إنتاج أكبر: عند توفير الوقت يصبح لدينا مجال زمني أكبر لمضاعفة الإنتاج في العمل، وهذا يعزز من القدرة الإنتاجية بشكل متسق ومنتظم، كما يمكن أيضاً زيادة المعاملات والأوراق المنتجة والانتهاء منها بشكل أسرع والالتفات إلى الأعمال المتبقية.توفير المال: يمكن للآلة أن تحل مكان من ثلاثة إلى خمسة موظفين وبذلك لن نحتاج إلى دفع رواتب إضافية للموظفين بل يمكن الاستفادة منهم في قسم آخر لا يمكن للآلة العمل به، وبذلك نضع كل شخص في مكانه الصحيح مع تخفيف العبء المالي على الشركة.توفير الموارد: في حال وجود نظام الأتمتة ستستغني عن الكثير من الاحتياجات الأخرى كالورق مثلاً والحبر وإلى ما ذلك فنظم الأتمتة تستوعب كميات هائلة من المعلومات في قرص مضغوط واحد.رفع الكفاءة: نسبة أخطاء الآلة قليلة وتكاد تكون نادرة وذلك يقلل من الأخطاء اليدوية الشائعة التي تحدث في أغلب المؤسسات أو المكاتب، فذلك سيرفع تقدير الشركة ومستواها، كما سيقل مستوى الغش والخداع والفساد والمشاكل المعتادة في هذا المجال.بشكل عام يوجد للأتمتة ثلاثة أنواع رئيسية تختلف فيما بينها من حيث الاستخدام أي أن كل نوع يستخدم في مجال، وهنا تكمن أهمية اختيار النوع المناسب من الأتمتة لتحقيق الفائدة القصوى ونذكر هنا هذه الأنواع المكان المناسب لكل منها: [3]
الأتمتة الصلبة: يناسب هذا النوع عمليات الإنتاج المستمر أي عندما يريد المستخدم إنتاج نوع واحد أو جزء من نوع واحد من المنتوج بشكل ثابت، وذلك بتتابع من العمليات البسيطة ويستخدم هذا النوع في مصانع تجميع السيارات وفي الصناعات الكيمياوية ومصافي تكرير النفط، أي أن الأتمتة الصلبة تكون الخيار الأفضل في حال كان حجم الطلب كبير والتصميم مستمر بشكل ثابت.الأتمتة القابلة للبرمجة: تتميز بسرعتها في تهيئة وتغيير إعدادات المكائن بسهولة وتتميز بقدرتها العالية على برمجة المكنات لإنتاج أنواع مختلفة من المنتجات في وقت قصير مع تحديد مدة إنتاجها، فمثلاً يمكنك أن تبرمج المكنة لتصنع منتج لمدة يوم ومنتج آخر لمدة يومين مثلاً وهذا النوع مناسب في حال أردت إنتاج منتجات مختلفة لوقت قصير ويستخدم هذا النوع في المنشآت الصغيرة، ولكن يجب العلم بأنه عند إعادة البرمجة يستغرق ذلك وقتاً أطول مما عليه في الأتمتة المرنة.الأتمتة المرنة: تعد هذه الأتمتة فرع من فروع الأتمتة القابلة للبرمجة ولكنها مرنة ومن السهل التعامل معها بشكل أفضل، حيث أن برمجتها أو إدخال شيفرة جديدة عليها ليس بتلك الصعوبة فهي قادرة على إنجاز أكثر من مهمة في وقت مناسب، ومثل هذا النوع من الأتمتة يوجد في المكاتب الصغيرة أو الإدارات التي تتعامل مع أمور سهلة كالبيانات والحسابات مثلاً.تعد المكاتب جزء لا يتجزأ من كل مؤسسة خاصة أو حكومية ففيها تحدد غالبية المعلومات والبيانات الضخمة والتعامل معها يعد دقيق وصعب ووجود آلات سيسهل الكثير من المشقات والأمور، لذلك أتمتة المكاتب تعد نقلة نوعية وسنذكرها في هذه الفقرة: [4]
- ماهي أتمتة المكاتب؟ هي عملية مراجعة وتدقيق البيانات عبر آلة دون تدخل بشري، كما تشمل ترقيم وتخزين ومعالجة وإيصال المهام والبيانات، فبسببها حلت رسائل البريد الإلكتروني مكان المذكرات، والأوراق الضخمة والملفات استبدلت بقرص مضغوط، وإنشاء الجداول والاستبيانات.
- الارتباط مع الهواتف المحمولة: في بعض أنظمة الأتمتة يمكن ربط الآلات مع الهواتف الذكية، وبذلك يمكنك الانتهاء من الأعمال وأنت خارج مكتبك وذلك مفيد في الحالات المستعجلة والضرورية، فإذا كنت بعيداً وكان لديك عمل لتنجزه يمكنك الدخول عبر الهاتف إلى الموقع الخاص بك وطلب المهام المرادة بسهولة.
- عناصر الأتمتة المكتبية: تشمل الموارد البشرية والمقصود بها المستخدمين الذين يشرفون على الآلات، وتشمل أيضاً الآلات والتكنولوجيا، بالإضافة إلى البيانات والمعلومات المدخلة، ونظام التشغيل والبرمجة بالإضافة إلى المبرمجين القائمين على الترجمة والإصلاح.
- مزايا أتمتة المكاتب: تتنوع المزايا وأهمها استخدام مساحات أقل والاستغناء عن المعلومات كما يمكّن المستخدم من الاسترجاع السريع للمعلومات ويزيل فرص تكرار البيانات والمعلومات وتراكمها، ويستطيع المستخدم إتمام بعض الأعمال عن بعد ودخول أكثر من مستخدم إلى نفس الحساب.
- مساوئ الأتمتة المكتبية: عملية برمجة الآلات متعبة وطويلة وتحتاج إلى أخصائيين مؤهلين، كما أن إصلاح الآلات مكلف جداً وقد لا يمكن للعطل أن يصلح بل تلجأ الشركة إلى استبدال النظام بشكل كامل، كما أن النظام لا يعمل عند انقطاع الكهرباء.
الإدارة هي عملية تنظيم الأعمال وترتيبها، وتضم العديد من الأعمال الروتينية المتعبة التي من خلالها ينقضي وقت طويل دون فائدة، ولكن عند أتمتة الأعمال ستصبح الأمور أسهل وسيستطيع الموظف التوجه نحو الأعمال الباقية التي تحتاج عنصراً بشرياً لإتمامها، وفي هذه الفيرة سنتحدث عن كيفية توظيف الأتمتة في الإدارة: [5]
الرد التلقائي: ميئات بل آلاف الرسائل التي تصل إلى المكاتب الحكومية أو الخاصة تحتاج إلى مسح وقراءة لمعرفة الطلب المراد ثم الرد الصحيح والمناسب، إذا وظفت الأتمتة في الرد التلقائي وعينت رموزاً للطلبات والرد، فأنت اختصرت العديد من الساعات اللازمة للقراءة والرد وتجنبت أن تنسى إحدى الرسائل أو أن يحدث خطأ ما في الرد.ترتيب المواعيد: كما قلنا أن الإدارة هي عملية تنظيم فمن أجل ترتيب أو تنظيم مواعيد شخص ما أو من أجل الترتيب لحدث ما يمكنك الاستعانة بالأتمتة فمن خلالها يمكنك تنظيم الأوقات في جدول وتشغيل النظام ليذكرك بهذه المواعيد في وقتها المناسب، كما يمكن جدولة الأولويات التي يجب تنفيذها بشكل تتابعي نظراً لأهميتها مثلاً.جمع البيانات: عند الحاجة إلى الحصول على بيانات شخص ما أو لمعرفة معلومات عنه ابتعد عن الطرق التقليدية كالبحث في المستندات أو الأوراق مثلاً، فعن طريق نظام الأتمتة يمكن ترتيب البيانات في جداول وبطريقة ما وبكتابة الاسم فقط يستطيع الموظف الحصول على كافة المعلومات المراد الوصول إليها.أتمتة الأوراق: في هذه الطريقة يسعى مستخدميها إلى تحويل كافة المعاملات الورقية إلى صفحة إلكترونية على الحاسوب، فمثلاً إذا احتاج أحد العاملين لإجازة فلا داعٍ لجلب العديد من الأوراق والتنقل بها في العديد من الطوابق، بل في ضغط زر يمكن إرسالها إلى حسابات المدراء وتوقيعها والموافقة عليها إلكترونياً، وقس ذلك على باقي المعاملات الضخمة، وعلى الوقت المختصر بسبب هذه الطريقة.معالجة الفواتير: العديد من الأموال والفواتير تدخل وتخرج من وإلى الهيئات بمختلف أنواعها، وهذه الفواتير من المحتمل أن تحتوي على العديد من الأخطاء، لذلك تحتاج إلى تدقيق ومراجعات عديدة وبمرات متكررة أيضاً، واللجوء إلى الأتمتة سيفيد في إعادة جمع وتصحيح العمليات الحسابية التي تحتويها هذه الفواتير وبدقة كبيرة.المصادر و المراجعaddremove
أحدث أسئلة مفاتيح السعادة في العمل
