أسئلة مقابلة العمل لوظيفية السكرتارية والإجابات المناسبة
2023-06-05 22:21:19 (اخر تعديل 2024-09-09 11:09:39 )
بواسطة مدونة اخبار اليوم
السكرتارية أو المساعدة الإدارية هي أحد الوظائف التي يتم طلبها في كافة مجالات العمل، ويقع على عاتق السكرتارية العديد من المهام التنظيمية والتي تتطلب مهارات تواصل عالية وقدرة على تحمل الضغط وهو ما يبحث عنه الإداريين في مقابلات العمل، ومن خلال هذا المقال سوف نجيب على أسئلة مقابلة العمل لوظيفة السكرتارية.
وظيفة السكرتير أو السكرتيرة تتضمن مجموعة من المهام التنظيمية والإدارية اليومية، فيقع على عاتق السكرتارية تنظيم التواصل بين الإدارة والعملاء والموظفين، وتنظيم المواعيد وجداول الاجتماعات وترتيب الملفات، واستقبال وإرسال المكالمات والرسائل.
وتنقسم السكرتارية إلى نوعين: سكرتارية عامة وهي ما تتعلق بالشركات والمكاتب عموماً وتتطلب موظفاً ذو خبرة بالسكرتارية دون خبرات أخرى بالضرورة، أو السكرتارية المتخصصة حيث يتم انتقاء السكرتيرة أو السكرتير بناء على الخبرة بمجال معين بالإضافة إلى الخبرة التنظيمية كسكرتير، فمثلاً المكاتب القانونية أو الاقتصادية تحتاج إلى سكرتير متخصص يملك خبرة بالتعامل مع الملفات القانونية أو الاقتصادية.
لذلك تختلف الأسئلة في مقابلات العمل لوظيفة سكرتارية بين الأسئلة العامة التي تكشف قدرة المتقدم على العمل كسكرتير وبين الأسئلة المتخصصة التي تكشف عن خبرته في المجال المتقدم له، بالإضافة إلى الأسئلة التي تكشف شخصية الفرد وهل هي مناسبة لعمله أم لا، كما يتم السؤال عن بعض الأسئلة التخصصية ضمن مجال المكتب أو الشركة التي يتم العمل بها.
الإجابة على هذا السؤال تكون دبلوماسية، فقد يكون العمل نتيجة دراسة جامعة أو معهد يخص السكرتارية أو دورات خاصة في السكرتارية المتخصصة بإدارة الأعمال أو السكرتارية القانونية.
وقد لا يكون ناتج عن دراسة بشكل مطلق، فتكون الإجابة مثلاً أنا دخلت هذا المجال بعد دراستي لمعهد السكرتارية وأحب العمل فيه لأن طباعي روتينية منظمة وأرغب في العمل المكتبي وليس الميداني لأنه مريح أكثر بالنسبة لي، بعيداً عن الأعمال الحرة التي لا تتصف بروتين ثابت ومريح.
الإجابة على هذا السؤال يجب أن تكون صادقة وتشمل بالعموم مهمات السكرتارية، فمثلاً يجيب الشخص على هذا السؤال أن السكرتارية عبارة عن وظيفة تنظيمية تحتاج لشخص هادئ قادر على التركيز بدقة وترتيب الأولويات والانتباه إلى التفاصيل.
كما يقع على عاتق السكرتير تنظيم أعمال الإداريين وتنظيم الملفات والتواصل مع العملاء وتنظيم المواعيد بين العملاء والمدراء، وتنظيم البيانات على الحواسيب والعديد من المهام الأخرى التي أتقن فن التعامل معها.
يجيب المتقدم للعمل هنا بطريقة الالتفاف على الموضوع فيقول، بشكل عام لا يوجد عمل خال من الصعوبات، حيث أن كل وظيفة لها إيجابيات وسلبيات للعمل بها، ولكن من يدخل إلى عمل ما نتيجة شغفه بهذا العمل، ويعطي العمل كل طاقته يجد نفسه مع الوقت قد تغلب على أي صعوبات تواجهه واستمتع في إنجازاته وقدرته على تجاوز هذه العقبات.
لا توجد إجابة صحيحة وإجابة خاطئة على هذا السؤال، فيمكن الإجابة بشكل مختصر عن الصفات المتميزة التي يجب أن تتوافر بالسكرتير، فمثلاً يقال، أحد نقاط قوتي هي قدرتي على التكيف السريع تبعاً لشخصيتي التي تعتبر منفتحة اجتماعياً، كما أنني فخور جداً بكوني مرن في التعامل وسريع التعلم.
أما فيما يخص نقاط الضعف فلا يجب ذكر نقاط ضعف حقيقية وإنما يجب الالتفاف والمراوغة على السؤال أو ذكر نقطة سلبية سابقة تمت معالجتها في شخصيتك مثلاً يقال، كنت أرغب بحل جميع مشكلاتي بطريقة سريعة جداً وهذا خطأ لأنني مع الوقت لاحظت أن ترتيب الأولويات في العمل بهدوء يجعلني أصل لغايتي بشكل سريع بنسبة خطأ أقل.
من الأسئلة الهامة في مقابلة العمل لأنه يعطي الفرصة لتوضيح المهارات الخاصة وليس مهارات العمل فقط، وهنا يجب قول المهارات التي تم ذكرها في إعلان الوظيفة الأساسي، إلى جانب المهارات الأخرى المهمة لوظيفة السكرتارية.
فمثلاً الإجابة، لدي القدرة على التنظيم وتحمل المسؤولية والالتزام والدقة بالمواعيد والمصداقية والأمانة في العمل وحفظ الأسرار والقدرة على العمل تحت الضغط بالإضافة إلى مهارات التواصل العالية التي أتقن فن التعامل بها، والظهور بسلوك لائق ومهارات التحفيز الذاتي.
يعتبر السؤال الفخ في معظم مقابلات العمل والذي يجب المراوغة والالتفاف عليه دون إعطاء إجابة واضحة لإعطاء انطباع عن التمسك بالعمل وحب الحصول عليه بغض النظر عن الأمور المالية حتى ولو كان الواقع عكس ذلك، فمثلاً يقال إنه لا يمكنني تحديد رقم معين للعمل فأنا أرغب بالحصول على العمل دون النظر إلى الأمر المادي في بداية عملي، حيث يمكن أن يكون المرتب مبلغ مناسب لي وللإدارة.
وبعد رؤية نتائج عملي يمكن تقييم المرتب من قبل الإدارة والتفاوض عليه، وعند الإصرار على ذكر رقم معين يجب عليك أن تعطي مجال فيه الحد الأدنى والأعلى للمرتبات بشكل عام دون تحديد رقم بعينه. [1-2-3]
هذا الأمر يعتمد على قوة الخلفية الأكاديمية ففي حال كانت الجامعة التي تم التخرج منها على مستوى عالي بين الجامعات هذا سيتيح لك فرص عمل قوية بغض النظر عن الخبرة العملية، ولكن في حال كان مستوى الجامعة ضعيف، هنا تحتاج لمسيرة مهنية قوية تفوق مسيرتك التعليمية.
فإن كنت متخرج من جامعة تقييمها مرتفع جاوب على هذا السؤال بأن، الخلفية الأكاديمية هي أتاحت لي الفرصة بالدخول إلى العمل بقوة واعتمادي على النجاح في العمل يكمن في إتقان معلوماتي الدراسية.
أما إن كانت الجامعة تقييمها منخفض جاوب على هذا السؤال بإظهار أهمية الخبرة العملية، بأن الأهم من الخلفية الأكاديمية هو الخبرة العملية التي حصلت عليها بعد التخرج من الجامعة وهي من أدخلني إلى عالم العمل بقوة وعلمني أساسيات العمل والنجاح فيه.
العمل على البرامج المكتبية من أساسيات العمل كسكرتير، حيث يجب على المتقدم أن يجيد العمل على برامج الكمبيوتر الأساسية مثل word and excel والعديد من البرامج المكتبية الأخرى، أو على الأقل الاطلاع على أساسياتها قبل الذهاب للمقابلة للإجابة على هذا السؤال فمثلاً، إنني أتقن العمل على أساسيات البرامج المكتبة وأحتاج لبعض الممارسة فقط لإتقانها.
في هذا السؤال يتم طرح العديد من الحالات على المرشح للعمل وعليه الإجابة بدبلوماسية قدر الإمكان، حتى ولو تعمد أحد المقابلين استفزازه يجب أن يحافظ على هدوئه ويجيب بثقة عالية، مثل كيف تتصرف في حال أساء إليك أحد العملاء؟ أو اتصل بك شخص مهم يطلب التواصل مع المدير وهو في اجتماع مستعجل؟ كيف تتصرف في حال كان هنالك نقص أو ضياع في البيانات؟ ويجيب الفرد حسب خبرته العملية في التعامل مع هذه المواقف.
بشكل عام عليّ إتقان احتواء غضب العملاء لتجنب الصدام معهم، فدرجات الغضب مختلفة فقد يكون متذمر بغضب من العمل وقد يكون غاضب لدرجة كبيرة، في الحالة الأولى يجب احتواء غضب العميل عن طريق إظهار التعاطف معه وأن لديه الحق في كل ما يعترض عليه ويجب عليّ طمأنته وإعطاءه حلولاً سريعة وشكره على ملاحظاته في العمل.
أما العميل الغاضب والذي يهدد بقطع العمل مع الشركة، هنا يجب عليّ إقناعه بهدوء وسماعه لمعرفة مشكلته وعدم التعامل معه بنفس الأسلوب على العكس يجب تفهم قلقه والبحث في تفاصيل المشكلة وحلها لكسب ثقة العميل من جديد.
أما ذلك الذي يغضب لأنه يريد رؤية المدير بشكل مستعجل فيمكن إقناعه بطريقة ما بأن يخبرني مشكلته وأنا سأنقلها للمدير ليجد حلاً لها مع شكر تعاونه.
فمثلاً مقابلة عمل السكرتارية لطبيب تختلف عن مقابلة عمل لسكرتير شركة كما تختلف عن المحاسب أو سكرتير المكاتب أو المحامي، فكما ذكرنا جميع مجالات العمل تتطلب سكرتارية وتختلف الأسئلة التخصصية وفقاً لذلك، وهنا تتم الإجابة على الأسئلة التخصصية من خلال الخبرة العملية التي يملكها المتقدم والتي لا يمكن تحديد الإجابة عليها هنا بشكل عام فهي تختلف بين كل فرد وآخر. [1-2-3]
الفخر في العمل بشكل عام حتى ولو كان تجربة عملية سابقة يعتبر من السمات التي يبحث عنها أصحاب العمل، فكل مرحلة تمر على الفرد يستفيد منها ويشكل خبرة عملية تؤهله لأعمال أكبر وأهم وعند الإجابة على هذا السؤال يجب إظهار الفخر، والتحدث عن حالة معينة صعبة قد واجهتك في عملك السابق واستطعت التغلب عليها، لإظهار قدرتك على تحمل المسؤولية والتأقلم مع الظروف الصعبة وإن لم يكن هنالك موقف صعب لا تلجأ للكذب بل جاوب بصدق مع إظهار قدرتك على التعامل مع المواقف الصعبة.
تنظيم الاجتماعات يعد من أهم أعمال السكرتارية في شتى المجالات، لذلك يجب تحري بعض المعلومات عن تنظيم الاجتماعات قبل الذهاب للمقابلة وتوظيف المعلومات مع الخبرة السابقة عند الإجابة على هذا السؤال.
من الأسئلة التي تعتبر فخ أيضاً وهنا من المهم عدم الإساءة للعمل السابق سواءً لإدارته أو لفريق العمل، على العكس يمكن الإجابة بدبلوماسية، بأنني تركت العمل نتيجة رغبتي في التطور وعدم الشعور بالتقييد في نفس المكان، فعملي السابق لم أستطع من خلاله تطوير نفسي أو تحقيق طموحاتي في العمل.
يقول الفرد هنا، العمل السابق في مجال السكرتارية يفيد في الاستمرار في الإيجابيات وترميم الثغرات والأخطاء التي ارتكبتها سابقاً لأتطور في عملي وأحقق درجات وترقيات أعلى من العمل السابق، فخبرتي السابقة توفر عليّ الوقت في التعلم، ويمكنني أن أوظف هذا الوقت في التطور السريع من جديد وتحقيق النجاحات الجديدة.
في الإجابة على هذا السؤال يجب توضيح الإيجابيات التي تم اكتسابها من العمل، مثل ساعدتني في تعلم الصبر وإتقان مهارات العمل تحت الضغط، بالإضافة أن عملي كسكرتير جعلني أبني قاعدة اجتماعية جيدة ووجدت نفسي قادراً على العمل بهذا المجال ومستمتعاً به فالأهم من إيجاد العمل هو عدم فقدان الشغف تجاهه والسعي بشكل مستمر نحو التطور والارتقاء. [1-2-3]
على الرغم من ثبات الأفكار الرئيسية عند إعداد CV في مجالات العمل المختلفة، إلا أن لكل عمل أساسيات خاصة يجب تواجدها ضمن cv المقدم لوظيفة سكرتارية مثل: